Hoy en día la comunicación es vital para caminar por la vida con seguridad y capacidad para conseguir nuestras metas y propósitos. Especialmente importante es una buena comunicación en el trabajo, para desarrollarnos profesionalmente y alcanzar nuestras metas laborales.
Ya sea con el jefe, con los compañeros o en reuniones de trabajo, contar con herramientas de comunicación efectiva nos permite alcanzar nuestras metas laborales.
La comunicación efectiva es la capacidad de transmitir nuestros mensajes a nuestro receptor con claridad y capacidad para hacer entender, sin distorsiones, aquello que queremos comunicar.
De esta manera conseguimos evitar malos entendidos, o situaciones que den lugar a conflictos por la incapacidad de comunicarnos de una forma efectiva.
Por eso, aunque nuestra capacidad de comunicación asertiva es nuestra mayor “herramienta” de socialización, la comunicación en el trabajo es básica para gestionar nuestra profesión de la mejor manera.
La comunicación en el trabajo en equipo es también muy valiosa para la resolución de conflictos en el ambiente laboral.
¿Por que es importante la comunicación en el trabajo?
L
a comunicación del trabajo en equipo es la clave del buen funcionamiento de cualquier empresa.
Si existe una comunicación fluida en nuestro trabajo esto permite un más eficiente trabajo en equipo y mayor productividad.
Además, la buena comunicación con compañeros, jefes y clientes propicia el buen ambiente laboral.
Nos hace ir más motivados a nuestro trabajo cada mañana. Incluso es beneficioso para la percepción de nuestra empresa o negocio de cara a los clientes.
Por eso hoy queremos darte algunas ideas y estrategias para mejorar nuestra comunicación en el trabajo, nuestra forma de expresarnos, la capacidad de escuchar y de coordinar nuestro trabajo.
Pautas para tener una comunicación efectiva en el trabajo
Concreción y claridad
En nuestro trabajo, ya sea con nuestros compañeros, jefes o clientes, es preferible un mensaje directo, claro y sin ambigüedades. No generar ningún tipo de duda.
Es mejor tener un mensaje claro, simple y directo. La comunicación es más efectiva si la enfocamos a un resultado. Si reducimos nuestra conversación y comentarios superfluos, evitamos malos entendidos. Pensemos que en el trabajo no estamos tomando café con un amigo y un malentendido puede tener consecuencias laborales serias.
Estructura tu mensaje
Cuando iniciemos nuestro discurso pensemos cual es la idea principal que queremos transmitir y empecemos a construir el mensaje por ahí. Si la idea clave está en primer lugar, y luego la desarrollamos, haremos más comprensible lo que queremos expresar.
Por ejemplo, cuando tengamos una reunión, una presentación, una llamada o un e-mail,… tenemos que definir el mensaje principal, la idea que queremos transmitir en primer lugar. Cuanto más breve y claro sea el mensaje, mejor.
La comunicación asertiva en el trabajo es un 50% de escucha
Una comunicación efectiva requiere de una escucha activa. El contacto visual es básico para la buena comprensión.
Los tres niveles de escucha
Tienes que conocer que existen tres niveles de escucha:
La escucha interna
Esta es la que más hacemos, pues siempre estamos con nosotros, ¿no? Escucharse a uno mismo es muy útil para organizar, gestionar nuestro trabajo. Es una escucha positiva si nos hace productivos. Pero puede ser perjudicial si nos distrae con pensamientos que nada tienen que ver con nuestra productividad.
La escucha interpersonal (hacia otra persona)
Es básica para llegar a entendimiento en un diálogo interpersonal. Pero cuando existe una audiencia puede llegar a ser peligrosa si se excluye a otros interlocutores.
La escucha global
Nos permite pluralizar las conversaciones y esto produce más sinergias e ideas entre los participantes. Pero hay que evitar que, en la escucha global se produzcan distorsiones, ruido y que acabe en una comunicación poco comprensiva.
La comunicación no debe ser limitante sino inclusiva
Cuando hables con tus interlocutores, trata de hacerles participes y darles feedback para que se expresen respecto a lo que les comentas. Si haces preguntas que no sean cerradas, del tipo “si” o “no”. Permite que la conversación sea participativa.
El feedback es un concepto muy habitual que podemos traducir como retroalimentación. Y se practica poco, la verdad.
Sin embargo, es muy beneficioso en un entorno laboral. Si no existe feedback es complicado mejorar la comunicación en el trabajo.
Si un empleado hace un informe y su jefe no le da feedback, el trabajador no sabrá que parte de ese trabajo está bien o cual se puede mejorar. Y así nada cambiará.
Sin embargo, si el jefe dice que está mal pero sin dar detalles, esto tampoco es productivo y genera mala sensación en el empleado. La crítica u opinión, sin un análisis constructivo, no es feedback. El feedback debe basarse en la asertividad, es decir, en una comunicación respetuosa y constructiva para lograr un objetivo común.
Trabaja una comunicación efectiva de forma positiva. Se asertivo
Cuando hablamos con un compañero, jefe o cliente, debemos tratar de generar una buena sintonía para que la conversación la enriquecedora y productiva. Apelar, de forma reiterada, a aspectos negativos o críticas supone un perjuicio para el buen entendimiento.
En este sentido es importante el concepto de asertividad: expresar nuestros pensamientos con respeto hacia la otra persona. Esta característica me parece la más importante en el trabajo. Porque nos permite enfocarnos en los asuntos laborales y quitarles la connotación personal.
¿Cómo ser asertivo en el trabajo?
La base de la asertividad es centrarse en describir la situación y los hechos. Pero sin juzgar ni interpretar. La asertividad requiere sencillez: frases breves. Y un enfoque concreto y preciso. Buscar el consenso entre emisor y receptor. Requiere también un tono respetuoso y cuidar el lenguaje no verbal.
Es, en definitiva, una comunicación equilibrada y alejada de jerarquías. Se habla de persona a persona, con un objetivo beneficioso para ambos.
Cuida las circunstancias de la comunicación en el trabajo
Una conversación con una intención de corregir, reprender o advertir genera una tensión incómoda que es mejor no compartir con terceros. Si debemos dar un mensaje de este tipo, mejor hacerlo en privado y de forma personal, y evitar que sea en un contexto público. Esto incomoda y violenta a quien recibe ese mensaje “no positivo”.
Evita las presuposiciones
Es una de las peores situaciones comunicativas en el trabajo. Presuponemos demasiado sin saber lo que hay de cierto. Y eso nos lleva a juzgar y formarnos opiniones erróneas. Muchas veces interpretamos cosas sin saber si son ciertas. Y acaba convirtiéndose en rumor.
Por eso aconsejamos no presuponer nada. Es mejor basarse en información objetiva y fiable. Esto permite que existan relaciones saludables en el trabajo y evita situaciones de conflicto y mal ambiente. Por eso, ante cualquier información no contrastada, es mejor preguntar que presuponer.
Ten en cuenta las jerarquías en el trabajo
Cuando nos enfrentamos a situaciones con las que no estamos de acuerdo, es mejor tener la capacidad de hablar con nuestro superior de una forma honesta, asertiva y sin complejos. Es mejor que quejarte al resto de compañeros pues supone una imagen negativa de tu capacidad de afrontar los asuntos laborales y genera mal ambiente.
Atención al tono y lenguaje no verbal
Hablar con otras personas no es solo las palabras que comunicas, sino también el tono y tu lenguaje no verbal o gestos. Ten especial cuidado porque de hecho, el tono y el lenguaje no verbal “dicen” más que las palabras.
De hecho, tal como determinan estudios vinculados a la PNL, el lenguaje no verbal, o corporal supone el 55% de la comunicación. Se refiere a nuestros gestos, la expresión de nuestra cara, etc. Por su parte, el tono de voz supone el 38% de la comunicación.
Y, finalmente, la palabra implica el 7% de nuestra comunicación. En definitiva, el 93% de la comunicación de las personas se basa en la comunicación no verbal. Ahí es nada.
La comunicación es para construir, no para destruir
El buen humor y la buena sintonia en una conversación aporta más beneficios que la crítica y los comentarios negativos. Y, en el trabajo, como en cualquier ámbito de la vida, cuanto mejor energía generemos a nuestro alrededor, más felices estaremos, ¿no?
La comunicación digital también importa
Además de la comunicación tradicional en entrevistas, diálogos, presentaciones y demás, es muy importante la comunicación basada en procesos digitales o tecnológicos, a través de los nuevos canales de comunicación.
Desde el e-mail hasta otras herramientas de gestión de la comunicación interna y externa, los procesos deben estar bien definidos para que la comunicación sea eficaz.
Antes se usaban los tradicionales tablones o los post-it. Ahora se emplean herramientas tecnológicas como CRMs, ERPs, , bases de datos, paneles de control y espacios virtuales para compartir documentos.
Y existen también gestores de Proyectos que permiten el seguimiento y la coordinación en los equipos de trabajo. Lo importante es que su usabilidad este bien definida entre todos los empleados.
La comunicación es clave para el liderazgo
Un buen líder, o jefe, o gestor o como queramos llamarlo debe tener unas habilidades comunicativas muy solidas y efectivas. Debe saber emplear las palabras adecuadas en el momento adecuado. Pero también debe saber escuchar y prestar atención a los mensajes que llegan desde cualquier miembro de la empresa o negocio.
Esto es clave para una comunicación efectiva en el trabajo.
Por tanto, un buen líder debe tener una buena comunicación con su equipo de trabajo y esto le permitirá ser considerado como líder del equipo que se supone que es una empresa.
Beneficios de una comunicación efectiva en el trabajo
Cuando alcanzamos la excelencia en la comunicación en nuestra empresa, lo hacemos mediante una comunicación clara y precisa entre todos los miembros de nuestro equipo de trabajo.
Esto implica ventajas como acabar con los malos entendidos, las distorsiones y la confusión que podría suceder si no tenemos un mensaje claro y concreto.
Y, a su vez, esta comunicación efectiva permite potenciar el buen clima laboral y generar armonía en nuestra empresa. Todo ello se traduce en beneficios como los siguientes:
- Cumplir con los objetivos laborales mucho más rápidamente y de manera sencilla.
- Optimizar la productividad y conseguir más rentabilidad
- Potenciar el animo de los trabajadores.
- Alcanzar la excelencia en el trabajo en equipo.
Ultimas consideraciones sobre la comunicación laboral
Finalmente, me gustaría definir dos barreras que creo que son muy habituales para generar una comunicación poco efectiva en el trabajo. Las he presenciado y me consta que mucha gente las sufre en su trabajo. Estas son…
Las barreras mentales que se establecen entre emisor y receptor
Muchas veces, los prejuicios sobre personas o situaciones nos predisponen a no escuchar o no tener en cuenta la opinión del otro. Esto afecta a nuestra capacidad de escucha y comprensión activa, lo que produce distorsiones comunicativas.
Influencia de las emociones
En muchas ocasiones nos dejamos arrastra por nuestras emociones a la hora de expresarnos. Suele suceder con los excesos de agresividad, ira, rabia, frustración. Pero también cuando estamos muy alegres o ansiosos.
Esa impulsividad hace que las personas nos comuniquemos de forma no adecuada, y generando distorsión y situaciones violentas. Para fomentar un proceso comunicativo propicio, debemos tratar de apartar nuestras emociones. Es complejo. Pero lo abordaremos próximamente.
Y tú, ¿Cómo gestionas la comunicación en tu trabajo? ¿Te has enfrentado a malos entendidos en tu ámbito laboral? ¿Cómo crees que se podría mejorar la comunicación en tu trabajo?
